Continuing the business under State of Emergency – interacting with the Trade Registry
18.03.2020 – Author: Eva Forika
The article is available in English and Romanian. Please scroll down for Romanian language./Articolul este disponibil în limba engleză și în limba română.
The 30-day state of emergency was proclaimed by the President of Romania, in the context of the COVID – 19 outbreak in Romania.
The Decree no. 195/2020 (the “Decree”) instituting such state of emergency is effective as of 16 March 2020 and substantially impacts not only the day-to-day life, but the businesses too.
Closely related to the businesses, the Trade Registry continues to function in a way protecting the public health: Article 45 of the Decree set forth that the communication with the public and the procedure shall be performed by using electronic means.
The National Office of the Trade Registry (NOTR) adopted specific instructions for implementing the provisions of Article 45 of the Decree, according to which:
- the registration requests, accompanied by the relevant documentation, shall be transmitted solely by electronic means, either by using the portal of the NOTR [https://portal.onrc.ro ] or by electronic mail, the relevant e-mail addresses (of the NOTR and those of the county offices thereof) being available on the website of the NOTR [www.onrc.ro];
- once submitted, the status of a registration request can be monitored by accessing the section “Status of the file” (in Romanian “Stadiu dosar”) of the NOTR portal [https://portal.onrc.ro];
- the excerpts revealing the status of the company, as resulting from the Trade Registry, as well as the copies of various documents submitted to the Trade Registry can be obtained also only by electronic means; the portal of the authority [https://portal.onrc.ro] or the communication by e-mail can be used for such requests too;
- all the templates used in the activity of the Trade Registry are available for free, either by accessing the relevant section of the portal [Online services – offline templates RC – in Romanian: Servicii online RC-Formulare offline RC] or on the Trade Registry’s website [www.onrc.ro];
- the assistance services which are offered by the Trade Registry for fee are currently available by using on-line means;
- similarly, the activity related to the publication and distribution of the Bulletin of the Insolvency Procedures (“BPI”) shall be performed solely online; the portal can be used for both publication and distribution purposes, while when the e-mail communication is preferred, the addresses are different: for the transmission of the documents to be published one of the following addresses should be used: insolventa@onrc.ro, insolventa@xxonrc.ro (xx being the code of the county), while for obtaining BPIs, one should use the e-mail bpi@onrc.ro.
Notes: – in order to be able to perform the procedure by using electronic means, all the applicants (except for court instances) must have qualified (extended) electronic signature; such are provided by certified entities, in accordance with the provisions of the European Regulation 910/2014 – eIDAS; the list of such trusted entities is available at https://www.comunicatii.gov.ro/semnatura-electronica/.
– in order to have access to the portal of NOTR, it is necessary to create an account (for no cost), while various services (including the RECOM Online Service which allows you to obtain information on all legal entities registered with NOTR) are available for costs.
Continuarea activității pe durata stării de urgență – interacțiunea cu Registrul Comerțului
Starea de urgență de 30 de zile a fost decretată de Președintele României în contextul răspândirii COVID-19 în țară.
Decretul nr. 195/2020 („Decretul”) prin care se instituie starea de urgență a intrat în vigoare începând cu data de 16 martie 2020 și afectează semnificativ nu doar viața de zi cu zi, ci și segmentul de afaceri.
Strâns legat de afaceri, Registrul Comerțului continuă să funcționeze într-o modalitate care are ca scop protejarea sănătății publice. Articolul 45 din Decret prevede că relația cu publicul și procedurile se vor desfășura exclusiv prin utilizarea mijloacelor electronice.
Oficiul Național al Registrului Comerțului („ONRC”) a adoptat instrucțiuni specifice pentru implementarea prevederilor Articolului 45 din Decret, potrivit cărora:
- cererile de înregistrare însoțite de documentația relevantă vor fi transmise exclusiv prin mijloace electronice, fie folosind portalul ONRC [https://portal.onrc.ro], fie prin poștă electronică, adresele de email relevante (ale ONRC și cele ale oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale) fiind disponibile pe website-ul ONRC [www.onrc.ro];
- odată depusă, stadiul unei cereri de înregistrare poate fi monitorizat prin accesarea secțiunii „Stadiu dosar” din portalul ONRC [https://portal.onrc.ro];
- furnizările de informații cu privire la starea societăților, astfel cum rezultă din Registrul Comerțului, precum și copii ale diverselor documente depuse la Registrul Comerțului pot fi obținute tot exclusiv prin mijloace electronice; portalul autorității [https://portal.onrc.ro] sau comunicarea prin email pot fi folosite, de asemenea, pentru astfel de solicitări;
- toate formularele folosite în activitatea Registrului Comerțului sunt disponibile gratuit, fie prin accesarea secțiunii relevante a portalului [Servicii online RC-Formulare offline RC] sau a paginii de internet a Registrului Comerțului [www.onrc.ro];
- serviciile de asistență care sunt oferite de Registrul Comerțului contra cost sunt în prezent disponibile folosind mijloace electronice;
- similar, activitatea de publicare și furnizare a Buletinului procedurilor de insolvență („BPI”) se va desfășura strict online; portalul poate fi folosit atât în scop de publicare, cât și de furnizare, în timp ce atunci când se optează pentru comunicarea prin e-mail, adresele diferă: pentru transmiterea documentelor care vor fi publicate se va folosi una dintre următoarele adrese: insolventa@onrc, insolventa@xxonrc (xx fiind codul județului), în timp ce pentru obținerea BPI-urilor, se va utiliza adresa de email bpi@onrc.ro.
Note: – pentru a putea desfășura procedurile prin mijloace electronice, toți solicitanții (cu excepția instanțelor) trebuie să dețină semnătură electronică extinsă; aceasta este furnizată de entități acreditate, în concordanță cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 – eIDAS; lista entităților de încredere este disponibilă la https://www.comunicatii.gov.ro/semnatura-electronica/.
– pentru a avea acces la portalul ONRC, este necesară crearea unui cont (gratuit), în timp ce diverse servicii (inclusiv Serviciul RECOM Online care vă permite obținerea de informații cu privire la toate entitățile înregistrate la ONRC) sunt disponibile contra cost.
