Events

New legal obligations for companies: Whistleblowers’ Directive – compliance, implementation, impact – a new webinar by NNDKP

The deadline for companies to comply with the new legal obligations regarding whistleblowing is fast approaching.

NNDKP continues its initiatives aimed at promoting this topic and at increasing awareness of the risks companies might face in case they fail to comply with the applicable legislation, once Romania will finalize the transposition of the Whistleblowing Directive.

George Trandafir, Roxana Abrasu and Madalina Bucur designed a new webinar on the subject, which was hosted by avocatnet.ro.

During the webinar our colleagues shared their thoughts on the Directive and the future Romanian legislation and also highlighted some of the key aspects that a company should consider when analysing the potential impact of the future whistleblowing legislation on its activity. Below is an overview of the main aspects to be considered in order to ensure compliance:

The Romanian version of the main conclusions is included below.

Corporate Governance:

• Companies currently applying whistleblowing policies, either as part of their corporate governance rules or pursuant to obligations derived from legislation preexisting the Whistleblowers Directive, need to evaluate the adjustments required to ensure conformity with the Directive and the future Romanian whistleblowing legislation.
• It is relevant for a company to understand the whistleblower’s motives (in making a report); also, a company needs to be aware of the legal instruments available for protecting itself from harassment or negative consequences derived from a whistleblower’s actions aimed at satisfying personal financial purposes.
• Companies should observe a set of guidelines for a minimalistic approach in implementing the Whistleblowers’ Directive.
• Whistleblowers might encounter practical difficulties in preparation for making a report/escalating a report/making public disclosure.

Employment

• At companies’ level, it will be necessary to align the provisions of the legislation on the protection of whistleblowers with other specific provisions concerning labor relations, so that employers fulfil all their related obligations
• Although disciplinary liability may be one of the options for sanctioning employees who use internal and external reporting channels for other purposes than the ones required by law, it could be useful to implement internal rules that would trigger also other forms of sanctioning employees in such cases.
• The employer must pay special attention to the ways reports are handled so as to ensure compliance with the principle of confidentiality and protection of the whistleblower, but also to take all necessary measures to ensure that the disciplinary investigated employee has access to all the relevant information allowing him/her to prepare the defences.

Data protection

• Entities that are subject to the provisions of the Whistleblowers Directive need to ensure that their approach towards ensuring compliance with the new legislation observes the principle of data protection by design and by default;
• Companies must observe data protection requirements including in the case of anonymous reporting;
• Companies should make a pragmatic analysis of some of the main implications from a data protection perspective in the context of the new whistleblowing legal framework, such as: the need to ensure the lawfulness and transparency of the processing, the guarantees in case of processing special categories of personal data, management of data subjects’ rights (particularly the right of access), data confidentiality, documentation of compliance efforts.

______________________

NNDKP launched the Act for Ethics initiative, a hub dedicated to the legal and fiscal aspects concerning business ethics and compliance. You can access the hub HERE.

______________________

About WhistleB

WhistleB is a leading provider of whistleblowing management software, used by hundreds of organisations in over 160 countries. WhistleB was founded in 2011, which makes it one of the most experienced whistleblowing system providers around. Following exponential growth, in 2019 WhistleB became part of NAVEX Global – the worldwide leader in integrated risk and compliance management software and services.

More details on WhistleB HERE.

______________________

Noi obligații legale pentru companii: Directiva privind protejarea avertizorilor de integritate – conformare, implementare, impact – un nou webinar marca NNDKP

Momentul de la care companiile trebuie să se conformeze cu noile obligații juridice privind protecția avertizorilor de integritate de interes public se apropie cu pași repezi.

NNDKP continuă seria inițiativelor de popularizare a tematicii și de creștere a gradului de conștientizare a riscurilor la care companiile s-ar putea expune prin nerespectarea legislației relevante, o dată ce țara noastră va finaliza procesul de transpunere a Directivei privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii.

Astfel, George Trandafir, Roxana Abrasu și Madalina Bucur au conceput un nou webinar pe tema whistleblowing, găzduit de platforma avocatnet.ro.

Concluziile prezentărilor realizate de colegii noștri punctează unele dintre aspectele relevante pe care recomandăm ca o companie să le aibă în vedere în contextul evaluării impactului directivei și al viitoarei legislații în domeniu asupra activității acesteia.

Guvernanță corporativă:

• Companiile care aplică în prezent politici privind whistleblowing-ul, ca parte a regulilor de guvernanță corporativă sau în virtutea obligațiilor legale anterioare Directivei Avertizorilor, trebuie să analizeze dacă și care sunt ajustările necesare pentru a asigura conformarea la cerințele Directivei și ale viitoarei legislații române privind whistleblowing-ul.
• Este importat să cunoaștem motivația avertizorului (în realizarea unei raportări); totodată, companiile trebuie să evalueze instrumentele juridice pe care le au la dispoziție pentru a se proteja de hărțuire sau de consecințele negative ale faptelor unui avertizor ce acționează pentru atingerea unui scop personal de ordin material.
• Companiile trebuie să cunoască elementele unei abordări minimale a implementării prevederilor Directivei Avertizorilor.
• Avertizorii pot întâmpina dificultăți practice în pregătirea unei raportări/escaladarea acesteia/divulgarea publică.

Dreptul muncii:

• La nivelul companiilor, va fi nevoie de o aliniere a prevederilor legislației privind protecția avertizorilor cu celelalte dispoziții specifice existente în materia relațiilor de muncă, astfel încât angajatorii să se asigure de îndeplinirea tuturor obligațiilor aferente.
• Deși răspunderea disciplinară poate fi una din modalitățile de sancționare a salariaților care utilizează canalele interne și externe de raportare cu alt scop decât cel vizat de lege, ar putea fi benefică implementarea unor norme interne care să atragă și alte forme de sancționare a salariaților în astfel de cazuri.
• Angajatorul va trebui să acorde atenție sporită gestionării raportărilor, astfel încât să asigure respectarea principiului confidențialității și protecției persoanei avertizorului, dar și să ia toate măsurile necesare pentru ca salariatul cercetat disciplinar să aibă acces la toate informațiile relevante în vederea pregătirii propriilor apărări.

Protecția Datelor

• Entitățile vizate de prevederile Directivei Avertizorilor trebuie să se asigurare că abordarea lor respectă cerințele în materia protecției datelor începând cu momentul conceperii și în mod implicit în contextul noului cadru legislativ.
• Companiile trebuie să aibă în vedere cerințele privind protecția datelor inclusiv în cazul raportării anonime;
• Companiile trebuie să analizeze în mod pragmatic care sunt principalele implicații din perspectiva protecției datelor pentru a asigura conformarea cu viitoarea legislație privind avertizorii de integritate; de exemplu, vor trebui avute în vedere nevoia de a asigura legalitatea și transparența prelucrării, garanții în cazul prelucrării categoriilor speciale de date cu caracter personal, gestionarea drepturilor persoanelor vizate (în mod particular a dreptului la acces), asigurarea confidențialității datelor, documentarea eforturilor de conformare.

______________________

NNDKP a lansat Act for Ethics, hub dedicat aspectelor juridice si fiscale in domeniul eticii de business si al conformitatii. Hub-ul Act for Ethics poate fi accesat AICI.

______________________

Despre WhistleB

WhistleB este un furnizor important de software de gestionare a avertizarilor de integritate, solutia sa fiind utilizata de sute de organizatii din peste 160 de tari. WhistleB a fost infiintat in anul 2011, fiind unul dintre cei mai experimentati furnizori de sisteme de gestionare a avertizarilor de integritate. Dupa o crestere exponentiala, in anul 2019 WhistleB a devenit parte a NAVEX Global – liderul  mondial in software si servicii integrate de gestionare a riscurilor si conformitate.

Mai multe detalii despre WhistleB AICI.