Utilizarea semnăturii electronice în relațiile cu autoritățile și instituțiile publice
16.04.2020 – Authors: Valeriu Mina & Andreea Amoraritei
La data de 07.04.2020 a fost publicată în Monitorul Oficial Partea I nr. 289 Ordonanța de Urgență nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităţilor şi instituţiilor publice.
Adoptarea unei reglementări privind înscrisurile electronice și utilizarea semnăturilor electronice apare în contextul declarării stării de urgență pe teritoriul României și în contextul în care autorităţile administraţiei publice trebuie să adopte măsurile necesare pentru organizarea activităţii astfel încât să fie evitat, pe cât posibil, contactul direct între persoane. Necesitatea adoptării unor măsuri care să asigure continuitatea aparatului de stat în interiorul său, cât și în raport cu terții (persoane fizice sau juridice) este prevăzută expres în conținutul Decretului nr. 195/2020.
O modalitate de punere în aplicare a prevederilor Decretului nr. 195/2020 reprezintă crearea cadrului legal privind utilizarea documentelor electronice și, implicit, a semnăturii electronice.
În prezent, cadrul legal privind semnătură electronică este reprezentat de Regulamentul UE nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă, Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică completată prin OUG nr. 39/2020 și, în final, OUG nr. 38/2020.
Care sunt tipurile de semnături electronice?
Semnătura electronică este de trei feluri: simplă, avansată și calificată. Clasificarea prezintă relevanță în raport cu efectele pe care le poate naște actul juridic în care este inclusă (documentul electronic).
Semnătura electronică simplă reprezintă un ansamblu de date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt folosite de semnatar pentru a semna.
Semnătura electronică avansată este o semnătură electronică ce îndeplinește următoarele cerințe:
- face trimitere exclusiv la semnatar;
- permite identificarea semnatarului;
- este creată folosind date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate folosi, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și
- este legată de datele folosite la semnare, astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.
Semnătură electronică calificată este o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.
Diferența dintre o semnătură electronică avansată și o semnătură electronică calificată este dată tocmai de deținerea unui dispozitiv calificat de creare a semnăturilor (de regulă sub forma unui dispozitiv token) și de deținerea unui certificat calificat.
Aspectele esențiale reglementate de OUG nr. 38/2020
- actele emise în format electronic de autoritățile și instituțiile publice vor fi semnate cu semnătură electronică calificată, iar prin excepție, tipul de semnătură electronică aplicabilă actelor interne se stabilește de către acestea. Interpretând coroborat aceste dispoziții rezultă că, în relațiile externe, instituția sau autoritatea publică va utiliza semnătură electronică calificată, iar, pentru actele transmise intern, se poate derogă de la această obligație;
- de la data intrării în vigoare a ordonanței, autoritățile și instituțiile publice au obligația de a primi înscrisuri semnate cu semnătură electronică;
- autoritățile și instituțiile publice stabilesc tipul de semnătură electronică aplicabilă (avansată sau certificată) pentru utilizarea de către persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de către respectivele autorități;
- în termen de 15 zile de la data intrării în vigoare a ordonanței, autorităţile şi instituţiile publice trebuie să emită acte administrative pentru stabilirea tipului de semnătură electronică necesar pentru un anumit serviciu prestat;
- în vederea primirii documentelor electronice, autorităţile şi instituţiile publice vor pune la dispoziţie portaluri proprii sau vor utiliza astfel de instrumente puse la dispoziţie de către terţi. Menționăm că posibilitatea utilizării poștei electronice nu este exclusă și trebuie avută în vedere de către instituții sau autorități publice.
Efectele juridice ale semnăturii electronice potrivit OUG nr. 38/2020
Potrivit ordonanței, actele emise în format electronic de către instituții sau autorități publice și semnate cu semnătură electronică calificată vor fi asimilate înscrisurilor autentice.
De asemenea, actele și documentele autorităților și instituțiilor publice având semnătură electronică calificată și emise în cadrul procedurilor de elaborare, avizare şi prezentare a proiectelor de documente de politici publice, a proiectelor de acte normative, precum şi a altor documente, iniţiate în vederea adoptării sau aprobării de către Guvern, au forţa juridică a înscrisurilor autentice.
Înscrisul autentic este acela întocmit sau, după caz, primit și autentificat de o autoritate publică, de notarul public sau de către o altă persoană învestită de stat cu autoritate publică, în forma și condițiile stabilite de lege. Se consideră totodată autentic orice alt înscris emis de către o autoritate publică și căruia legea îi conferă acest caracter.
Puterea probantă este mai ridicată în cazul înscrisului autentic față de puterea probantă a înscrisului sub semnătură privată, astfel, contestarea veridicității conținutului unui înscris autentic este mai dificilă decât contestarea veridicității conținutului unui înscris sub semnătura privată.
În acest sens, arătăm că mențiunile din înscrisul autentic referitoare la constatările personale ale agentului instrumentator fac deplină dovadă, față de orice persoană, până la declararea ca fals a înscrisului autentic prin procedura specifică reglementată de Codul de procedură civilă. Cu titlu de exemplu, arătăm că următoarele mențiuni cuprinse în înscris fac deplină dovadă până la înscrierea în fals: semnătura agentului instrumentator, mențiunile privind prezența părților la procedura de autentificare, identificarea părților, exteriorizarea consimțământului, locul și data încheierii actului.
Procedura înscrierii în fals este reglementată de dispozițiile art. 304 – 308 din Codul de procedură civilă. Această procedură poate conduce la atragerea răspunderii penale a celui care a autentificat înscrisul dacă se dovedește falsul, dar, și la atragerea răspunderii penale a persoanei care a declarat înscrisul ca fiind fals dacă nu se dovedește falsul (infracțiunea de denunțare calomnioasă).
Așadar, unul dintre motivele pentru care forța probatorie a înscrisului autentic este mai ridicată decât cea a înscrisului sub semnătură privată rezidă tocmai din dificultatea procedurii de denunțare a înscrisului ca fals și riscurile aferente acesteia.
În final, OUG nr. 38/2020 mai stabilește că înscrisurile semnate cu semnătură electronică avansată, care sunt transmise prin utilizarea unor mecanisme de autentificare de nivel substanțial sau ridicat, sunt asimilate, în ceea ce privește condițiile și efectele lor, înscrisurilor sub semnătură privată.
Înscrisul sub semnătură privată este acel înscris care poartă semnătura părților, indiferent de suportul său material. Pentru întocmirea lui nu este necesară intervenția unui terț (spre exemplu, a unui notar public) și, de regulă, nu este necesară nici îndeplinirea unor formalități suplimentare.
Ce tip de documente pot fi semnate cu semnătură electronică calificată?
Semnătura electronică poate fi utilizată pentru orice tip de document sau act juridic, de la facturi la contracte.
Obținerea semnăturii electronice calificate
După cum am menționat anterior, în vederea utilizării unei semnături electronice calificate este necesară deținerea unui certificat calificat și a unui dispozitiv calificat. De regulă, cheile criptografice sunt păstrate pe un dispozitiv token sau chiar în Cloud.
Singura modalitate de a obține semnătura electronică calificată și, implicit a certificatului calificat și dispozitivului calificat, este prin apelarea la un prestator de servicii specializat în acest sens. Persoana interesată trebuie să acorde o atenție sporită în alegerea prestatorului de servicii. Aceștia trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute la art. 20 din Legea nr. 455/2001, respectiv trebuie să fie prestatorii de servicii de încredere calificați, a căror activitate este autorizată și verificată de către autoritățile specializate în acest domeniu.
Transmiterea documentelor necesare și durata procedurii pot fi diferite de la un prestator de servicii la altul. De regulă, aceștia vor solicita comunicarea anumitor documente, în funcție de particularitățile fiecărei situații (CUI, CI etc.), iar, ulterior achitării prețului serviciului, vor comunica la sediu sau domiciliu solicitantului certificatul și dispozitivul în termenul agreat.
De asemenea, menționăm că Guvernul a adoptat Ordonanța de Urgență nr. 39/2020 prin care a desemnat Serviciul de Telecomunicații Speciale să furnizeze servicii de certificare calificată exclusiv pentru personalul autorizat din cadrul instituțiilor și autoritățile publice și în scopul îndeplinirii atribuțiilor funcționale.
Așadar, pentru aplicarea cu succes a acestor dispoziții legale este necesar ca, în primul rând, autoritățile administrației publice să adopte toate măsurile necesare privind funcționarea platformelor online aferente serviciilor prestate și să adopte acte administrative privind tipul de semnătură necesar pentru diverse proceduri sau operațiuni disponibile online. În al doilea rând, instituțiile și autoritățile publice alături de persoanele fizice și juridice trebuie să dețină o semnătură electronică, mai ales să procure o semnătură electronică calificată.
