Measures regarding the holding of general meeting of shareholders for listed companies
13.04.2020 – Author: Mihai Fifoiu
The article is available in English and Romanian. Please scroll down for Romanian language./Articolul este disponibil în limba engleză și în limba română.
On 10 April 2020 a new regulation came into force, i.e. Financial Supervisory Authority (“FSA”) Regulation no. 5/2020 on certain measures regarding the holding of the issuers’ general meetings during the state of emergency generated by COVID-19 (the “Regulation”). Such provides for new reporting obligations for the issuers and becomes effective in the context of the restrictions generated by the state of emergency which make difficult the holding the general meeting by the physical attendance of the shareholders.
The Regulation provides for certain obligations of the issuers to facilitate the decisional process within the ordinary and extraordinary general meetings (hereinafter referred to as “GMS”) with the observance of the measures. Such obligations include the publishing on the issuer’s website of certain reports (which should be sent to Bucharest Stock Exchange (BVB), respectively FSA) by means of which:
- to recommend the shareholders to use the electronic means of communication in relation to the GMS in relation to: (i) accessing the support documentation of the GMS in an electronic format; (ii) transmitting through e-mail the proposals for supplementing the agenda, draft decisions and questions; (iii) transmitting the powers of attorney for representation in the GMS through e-mail; and (iv) vote by correspondence;
- to make the shareholders aware of the possibility to apply the restrictions regarding the limitation of the number of attendants to events in closed premises, as well as the express warning that the attendance to events in closed premises exposes the attendants to a potential infection with the new virus, while the liability of the issuer or its management cannot be claimed in this respect.
The issuers must ensure the holding of the GMS through vote by correspondence or expressing the vote by using electronic means of data communication, in case the GMS cannot be held following the decisions of the authorities in this respect. In case of decisions from the authorities to restrict the holding of the GMS by the attendance of the shareholders, the issuer will publish on its website a report (sent to BVB, respectively FSA) with maximum 3 business days prior to the deadline for submitting the powers of attorney/ votes by correspondence to inform on the impossibility to hold the GMS by the attendance of the shareholders.
The issuers can still hold the GMS by the attendance of the shareholders subject to the observance of the measures set by the authorities regarding the maximum number of attendants, minimum separation distance between them etc. However, given the high number of shareholders in listed companies, it is hard to believe that such will be able to hold their GMS by the attendance of the shareholders and in full observance of the distancing rules. In this context, the passing of the Regulation is useful to prevent deadlocks or situations that can harm the rights of the issuers’ shareholders.
In this context, we consider necessary for the competent authorities to pass as soon as possible an Emergency Government Ordinance or law to regulate the holding of the GMS during the restrictions for all types of companies. Such legal enactment is useful to set the general framework for holding the GMS of listed companies, as well as non-listed companies regulating situations uncovered by the current legal framework (e.g. obligation of the management to attend the GMS, appointment of the meeting secretary from the attending shareholders, correlation of the provisions of Law no. 24/2017, respectively FSA Regulation 5/2018 regarding information by electronic means etc.).
Măsuri privind desfășurarea adunărilor generale ale acționarilor societăților listate
În data de 10 aprilie 2020 a intrat în vigoare Regulamentul adoptat de către Autoritatea de Supraveghere Financiară (“ASF”) nr. 5/2020 privind unele măsuri referitoare la desfășurarea adunărilor generale ale emitenților pe perioada existenței stării de urgență generate de COVID-19 (“Regulamentul”). Acesta prevede noi obligații de raportare în sarcina emitenților și vine în contextul restricțiilor impuse pe perioada stării de urgență care fac dificilă desfășurarea adunărilor generale prin prezența fizică a acționarilor.
Regulamentul prevede o serie de obligații în sarcina emitenților de natură a facilita procesul decizional în cadrul adunărilor generale ordinare și extraordinare (denumite în continuare “AGA”) cu respectarea măsurilor impuse de autorități. Aceste obligații includ publicarea pe site-ul emitentului a unor rapoarte curente (transmise și către Bursa de Valori București (“BVB”), respectiv ASF) prin care:
- să se recomande acționarilor utilizarea mijloacelor electronice și de comunicare la distanță cu privire la AGA, referitoare la: (i) accesarea materialelor aferente AGA în format electronic; (ii) transmiterea prin e-mail a propunerilor referitoare la completarea ordinii de zi, proiectelor de hotărâri și întrebări; (iii) transmiterea împuternicilor de reprezentare în AGA prin e-mail; și (iv) votul prin corespondență;
- să se aducă la cunoștința acționarilor posibilitatea aplicării restricțiilor privitoare la limitarea numărului de participanți la eveniment din spații închise, cât și avertizarea explicită asupra faptului că participarea la evenimente în spații închise expune participanții la o posibilă infectare cu virusul SARS-CoV-2, iar răspunderea emitentului sau a conducerii acestuia nu poate fi atrasă în acest sens.
Emitenții sunt obligați să asigure desfășurarea AGA prin utilizarea votului prin corespondență sau exprimarea votului prin utilizarea unor mijloace electronice de transmitere a datelor, în cazul în care AGA nu se poate desfășura ca urmare a deciziilor autorităților în acest sens. În cazul adoptării de către autorități a unor decizii de interzicere a desfășurării AGA prin prezența fizică a acționarilor, emitentul va publica pe site-ul propriu cu maxim 3 zile lucrătoare anterior datelor-limită de transmitere a împuternicirilor/ voturilor prin corespondență un raport curent (transmis și către BVB, respectiv ASF) referitor la imposibilitatea obiectivă a ținerii AGA prin prezență fizică.
Emitenții pot desfășura în continuare AGA prin prezența fizică a acționarilor dacă se respectă măsurile impuse de autorități cu privire la numărul maxim de participanți, distanța minimă de separare dintre aceștia etc. Totuși, având în vedere numărul ridicat de acționari în societățile listate, este greu de crezut că acestea vor putea ține AGA prin prezența fizică a acționarilor și cu respectarea deplină a regulilor de distanțare. În acest context, demersul adoptării Regulamentului este util pentru prevenirea unor blocaje sau situații de natură să prejudicieze drepturile acționarilor emitenților.
În contextul dat, considerăm că se impune adoptarea cât mai rapidă a unei ordonanțe de urgență sau a unei legi care să reglementeze organizarea AGA pe perioada restricțiilor pentru toate tipurile de societăți. Un astfel de act normativ este util pentru stabilirea cadrului general de desfășurare a AGA societăților listate, cât și a celor de tip închis care să reglementeze situații neacoperite de actualul cadru legislativ (de exemplu, obligația de participare a management-ului la AGA, numirea secretarului de ședință dintre acționarii prezenți, corelarea cu prevederile Legii nr. 24/2017, respectiv ale Regulamentului ASF 5/2018 privitoare la transmiterea de informații prin mijloace electronice etc.).
