Legal & Tax Updates

Certificates for emergency situations

26.03.2020 – Authors: Gabriela Cacerea, Mirela Preda and Ada Butnaru.

The article is available in English and Romanian. Please scroll down for Romanian language./Articolul este disponibil în limba engleză și în limba română.

The awaited regulation by the Ministry of Economy, Energy and Business Environment on issuance of the Certificate for emergency situations (“CES”) has been adopted through Order 791/2020 relating to the granting of emergency certificates to the economic operators whose activity is affected in the context of SARS-CoV-2 pandemic published on 25 March. The order sets the framework for the concept introduced through the Presidential Decree imposing the state of emergency and then further regulated through Emergency Government Ordinances no. 29/2020 and no. 30/2020. The electronic platform (available here) required for issuance thereof is expected to be functioning within 5 days as of publication thereof.

Main highlights of such newly enacted concept

Who is entitled to receive CES

• The Ministry will issue the CES, at the request of economic operators entitle to receive them based on the provisions of art. X of the Emergency Government Ordinance no. 29/2020 and respectively Emergency Government Ordinance no. 30/2020 i.e., an applicant.
• The main categories of protections in relation to which CES may be used are:
  • OUG 29/2020, art. X – the right of the small and medium-sized enterprises impacted by the decisions taken by public authorities during the state of emergency period, in view of benefiting from postponement of utility services such as: electricity, natural gas, water, internet and telecommunication services, as well as the postponement of payment of rent for the headquarters and secondary locations
  • OUG 30/2020, art. XI – in relation to employees protection measures (g. technical unemployment)

CES will be available in two categories/types:

• Type 1 (Blue) – applicable for economic operators whose activity has been totally or partially interrupted as a result of the measures imposed by public authorities during the state of emergency period;
• Type 2 (Yellow) – applicable for economic operators who registered a decrease in payment receipts of at least 25% in March compared to the average payment receipts registered in January-February 2020.

Note: the applicant may submit the documentation for only one type of CES.

CES are used in the relationship with the public authorities in order to obtain specific facilities/ support measures or in the commercial relationships according to the applicable legal provisions.

Granting methods:

• Requests for the issuance of CES shall be made exclusively through electronic means, respectively a platform provided by the Government here. CES will be issued automatically after validation by the system.
• The solicitor shall submit the following data:
• identification data;
• an Affidavit of the legal representative stating that all the information and documents supporting the request are accurate and in line with the legislation in force, as regards each type of CES requested, with reference to the total or partial shutdown of activity r decrease of earnings within the indicated amount.
• In case the legal representative of the solicitor does not have an electronic signature, the documentation may be signed with a wet signature, with the condition that all the documents uploaded on the platform will then be signed electronically by an authorized representative for this purpose. Therefore, all documents uploaded on the platform must have an electronic signature.

Miscellaneous

• A standard form for the Affidavit is available in the respective order;
• Solicitors who are not registered with the Trade Register Office shall provide the information and documents indicated above, including documents with regard to the authorization of the activity.
• CES will be granted only for the duration of the state of emergency, as such was declared by the State;
• CES are valid without a signature or stamp;
• Competent authorities shall verify the documents on which the Affidavit is based during inspections. In case of reasonable suspicions as regards the procedure of obtaining the CES without observing the legal provisions or by not presenting the accurate situation of the applicant, competent authorities will enforce appropriate measures.

It remains to follow potential new regulations and cases in which CES may be used, considering that the Order makes reference to the use thereof also in commercial relationships.

While the procedure for issuance of CES has been simplified to a high degree as regards requested documentation, the erroneous / wrongful application is sanctioned as criminal act of false statement during a state of emergency. It remains for each applicant (at least in case of Type 2 CES) to use this process only when applicable, being a personal responsibility, aside from being also a personal liability.

Sumar Ordin Certificate pentru Situații de Urgență

Așteptata reglementare din partea Ministerului Economiei, Energiei și Mediului de Afaceri cu privire la emiterea Certificatelor de situații de urgență („CSU”) a fost adoptată prin Ordinul nr. 791/2020 privind acordarea certificatelor de situații de urgență operatorilor economici a căror activitate este afectată în contextul pandemiei SARS-CoV-2, publicat în data de 25 martie. Ordinul stabilește cadrul legal pentru conceptul introdus initial prin Decretul Prezidential de declarare a starii de urgenta si ulterior reglementat prin Ordonanțele de Urgență ale Guvernului nr. 29/2020 si 30/2020. Platforma electronica (Prevenire.ro) necesară pentru emiterea acestora se așteaptă a fi funcțională în termen de 5 zile de la data publicării prezentului ordin.

Principalele aspecte ale noii reglementări

Cine poate beneficia de emiterea unui CSU?

• CSU este acordat de Minister la cererea solicitanților, anume operatorilor economici care pot beneficia de acesta potrivit prevederilor art. X din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 29/2020 și, respectiv Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 30/2020.
• Principalele mijloace de protecție pentru care se poate utiliza CSU sunt:
• Potrivit OUG 29/2020, art. X – dreptul întreprinderilor mici și mijlocii a căror activitate a fost total sau parțial afectată de deciziile luate de autoritățile publice competente pe perioada stării de urgență,  de a beneficia de amânarea plăților la serviciile de utilități precum: electricitate, gaze naturale, apă, servicii telefonice și de internet, precum și de amânarea la plată a chiriei pentru imobilul cu destinație de sediu social și de sedii secundare.
• Potrivit OUG 30/2020, art. XI – măsuri de protecție socială a angajaților (g. șomaj tehnic)

Vor fi disponibile 2 tipur de CSU:

• Tip 1 (Albastru) – aplicabil operatorilor economici a căror activitate a fost întreruptă total sau parțial ca urmare a deciziilor emise de autoritățile publice competente în perioada stării de urgență;
• Tip 2 (Galben) – aplicabil operatorilor economici care înregistrează o diminuare a încasărilor în luna martie 2020 cu un procent de minimum 25% față de media încasărilor din perioada ianuarie-februarie 2020.

Notă: Solicitantul va putea depune documentația necesară doar pentru un singur tip de CSU.

CSU se va utiliza în relația cu autoritățile publice pentru a obține facilități/măsuri de sprijin specifice ori în relații comerciale în condițiile legii;

Metode de eliberare:

• Cererile pentru eliberarea CSU se vor depune exclusiv prin mijloace electronice, anume prin intermediul platformei pusă la dispoziție de Guvern (disponibilă aici) CSU va fi eliberat automat după validarea de către sistem a solicitării;
• Solicitantul va încărca în platformă următoarele informații și documente:
• datele de identificare
• declarația pe propria răspundere a reprezentantului legal, prin care acesta atestă că toate informațiile și documentele care stau la baza cererii pentru obținerea certificatului sunt conforme cu realitatea și respectă legislația în vigoare, raportat la tipul de certificat solicitat, cu referire la închiderea totală sau parțială a activității sau la diminuarea încasărilor în cuantumul indicat.
• În situația în care reprezentantul legal nu deține semnătură electronică, acesta poate semna olograf, urmând ca toate documentele încărcate în platforma Prevenire.ro să fie ulterior semnate electronic de către un împuternicit desemnat în acest sens. Astfel, toate documentele încărcate pe platforma vor avea atașate o semnătură electronică.

Aspecte diverse

• Un formular standard pentru declarația pe proprie răspundere este anexat la Ordin;
• Solicitanții care nu sunt înregistrați la Registrul Comerțului vor furniza informațiile și documentele indicate mai sus precum și documente privind autorizarea activității;
• CSU se eliberează doar pe perioada existenței stării de urgență în România;
• CSU este valabil fără semnătură și ștampilă, iar verificarea acestuia se poate efectua pe platforma Prevenire.ro, după serie și număr;
• Autoritățile competente vor putea verifica inclusiv documentele pe care se bazează Declarația pe proprie răspundere în cadrul acțiunilor de inspecție și control. În ipoteza identificării unor suspiciuni rezonabile privind obținerea CSU cu nerespectarea dispozițiilor legale incidente ori prin neatestarea situației reale de drept și de fapt a solicitantului, organele abilitate vor fi sesizate și vor putea stabili măsurile necesare.

În continuare trebuie urmărite potențiale noi reglementări și cazuri concrete în care CSU poate fi utilizat, considerând faptul că Ordinul face referire la utilizarea CSU inclusiv în cadrul relațiilor comerciale.

În timp ce procedura de eliberare a CSU a fost substanțial simplificată în ceea ce privește documentatia necesar a fi depusa, solicitarile eronate sau de rea-credință sunt sancționate cu infracțiunea de fals în declarații pe perioada stării de urgență. Astfel, rămâne în sarcina fiecărui aplicant (cel puțin în cazul Tipului 2 CSU) să utilizeze acest instrument doar atunci când îi este aplicabil, aceasta fiind nu doar o răspundere personală, ci și o responsabilitate.